Jeg er kasserer
Som kasserer holder du styr på kursets penge fra første budget til det lukkede regnskab. Det er ikke svært, men der er nogle få regler, som det betaler sig at kende fra start. Datoerne er PLan-fristerne fra 2026; PUF har samme trin, men regnskabet skal ind 1. juli.
1. Lær reglerne at kende — før første udlæg
De vigtigste: fly og billeje skal UK godkende, før I køber (R10). Det samme gælder varigt materiel over beløbsgrænsen (R9). Der er loft over alkohol, gaver og mad udefra. Og du kan ikke selv både være kasserer og kursusleder (R11).
→ Økonomireglerne forklaret · Budget uden stress
2. Budget for planlægning og evaluering — 1. marts
Regn rammen ud og læg budgettet for møder og weekender før og efter kurset. Det godkendte budget er et loft: inden for rammen må I flytte penge mellem posterne, men transport og ekstrabevillinger er øremærket.
→ Budgetberegneren · Det rigtige budget sender I fra kursets side under Økonomi.
3. Udlæg og fakturaer — hele året
Udlæg får teamet igen via zExpense. Fakturaer skal være udstedt til Det Danske Spejderkorps, CVR 46071611 — ellers bliver de sendt retur. Gem godkendelsen fra UK sammen med bilaget, når noget krævede forhåndsgodkendelse.
4. Budget for selve kurset — 31. maj
Afholdelsesbudgettet sendes sammen med ugeprogrammet. Har I brug for flere penge til noget nødvendigt, kan I søge en ekstrabevilling fra kursets økonomiside.
5. Følg forbruget — løbende
På kursets forbrugsside kan du se det bogførte mod budgettet pr. blok, med trafiklys. Skriv en kort forklaring ved de konti, der skrider; det sparer spørgsmål senere.
6. Tjek regnskabet, før du sender det — november
Læg udtrækket fra zExpense eller bogholderiet ind i regnskabstjekket. Det finder det, bogholderiet og UK plejer at sende retur: forkert konto, manglende bilag, private kvitteringer, dubletter og poster uden for kursusåret.
7. Aflever regnskabet — 1. december
Afleveringen sker på kursets forbrugsside i fem trin: du gennemgår og kommenterer, melder regnskabet klar, en kursusleder godkender, UK godkender, og til sidst lukker UK kursets økonomi. Sender UK det retur, står der en kommentar om hvorfor.
→ Mine kurser · Spørgsmål og svar(/om/faq)